Eine Car Policy zu erstellen ist das eine. Sicherzustellen, dass sie auch wirklich vollständig ist, das andere. In der Praxis fehlen selbst bei erfahrenen Fuhrparkverantwortlichen regelmäßig Regelungen zu Themen, die erst im Ernstfall relevant werden -- und dann richtig teuer.
Diese Checkliste basiert auf der Auswertung dutzender Car Policies aus dem Mittelstand und von Konzernen. Die 15 Punkte sind nach Priorität geordnet: Die ersten fünf sind absolut essenziell, die nächsten fünf wichtig, die letzten fünf runden eine professionelle Richtlinie ab.
Wenn du deine Car Policy noch von Grund auf aufbauen willst, findest du im Leitfaden zur Car Policy den vollständigen Prozess. Hier geht es um die Inhalte.
Die Top 5: Ohne diese Punkte ist deine Car Policy unvollständig
1. Berechtigungskreis und Fahrzeugklassen
Wer bekommt einen Dienstwagen? Und welchen? Das klingt offensichtlich, aber überraschend viele Unternehmen haben hier keine klaren Kriterien. Das Ergebnis: Einzelfallentscheidungen, gefühlte Ungerechtigkeit und endlose Diskussionen.
Definiere konkrete Berechtigungsgruppen. Typisch sind Abstufungen nach Hierarchieebene (Geschäftsführung, Bereichsleitung, Teamleitung) oder nach Funktion (Außendienst, Projektleiter mit Reisetätigkeit). Jeder Gruppe wird eine Fahrzeugklasse mit Budgetobergrenze zugeordnet.
Wichtig: Lege fest, ob das Budget den Bruttolistenpreis, die monatliche Leasingrate oder die Gesamtkosten (TCO) meint. Das macht einen erheblichen Unterschied.
2. Privatnutzung und Versteuerung
Die Frage "Darf ich den Firmenwagen privat nutzen?" kommt bei jedem neuen Dienstwagenfahrer. Deine Car Policy muss eine klare Antwort geben:
- Ist Privatnutzung generell erlaubt, eingeschränkt oder ausgeschlossen?
- Gilt die 1-%-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode?
- Dürfen Familienangehörige das Fahrzeug nutzen?
- Ist die Nutzung im Ausland erlaubt (und wenn ja, in welchen Ländern)?
Besonders der letzte Punkt wird oft vergessen. Wer Mitarbeiter hat, die regelmäßig nach Österreich, in die Schweiz oder nach Polen fahren, muss Versicherungsschutz und Mautregelungen mitdenken.
3. Kostentragung und Eigenbeteiligung
Wer zahlt was? Erstelle eine klare Zuordnungstabelle:
- Leasingrate / Finanzierung: Arbeitgeber
- Kraftstoff dienstlich: Arbeitgeber
- Kraftstoff privat: je nach Regelung
- Versicherung (Haftpflicht, Vollkasko): Arbeitgeber
- Wartung und Verschleiß: Arbeitgeber
- Reifen (Sommer/Winter): Arbeitgeber
- Autowäsche: oft Arbeitnehmer
- Zubehör und Sonderausstattung: Arbeitnehmer (über Budget hinaus)
- Bußgelder: Arbeitnehmer
Falls du eine monatliche Eigenbeteiligung verlangst, nenne den Betrag oder die Berechnungsgrundlage. Transparenz verhindert Konflikte.
4. Schadenmanagement und Selbstbeteiligung
Was passiert bei einem Unfall? Bei einem Parkrempler? Bei Vandalismus? Hier scheitern die meisten Car Policies, weil sie nur den Idealfall regeln.
Mindestens diese Punkte gehören rein:
- Meldepflicht: Innerhalb welcher Frist muss ein Schaden gemeldet werden? (Üblich: 24 Stunden)
- An wen wird gemeldet? (Fuhrparkleitung, Versicherung, oder beides?)
- Polizei: In welchen Fällen muss die Polizei gerufen werden?
- Selbstbeteiligung: Wie hoch ist sie bei selbst verschuldetem Schaden? Gibt es eine Staffelung?
- Fahrerflucht: Klare Regelung, dass Fahrerflucht ein Kündigungsgrund ist
5. Fahrzeugkonfiguration und Sonderausstattung
Lege fest, welche Ausstattung zur Grundkonfiguration gehört und was der Mitarbeiter zusätzlich bestellen darf. Ohne diese Regelung bestellst du plötzlich Fahrzeuge mit Panoramadach, Sportpaket und 21-Zoll-Felgen -- und die Leasingrate explodiert.
Bewährte Praxis: Eine Standardkonfiguration pro Fahrzeugklasse definieren, die das Budget abdeckt. Sonderausstattung darüber hinaus geht auf Kosten des Mitarbeiters, verrechnet über monatliche Zuzahlung.
Die nächsten 5: Wichtig für den Alltag
6. Tankkarte und Ladeinfrastruktur
Welche Tankkarten werden akzeptiert? Gibt es Einschränkungen bei Kraftstoffarten? Bei Elektrofahrzeugen: Wer zahlt die Wallbox zuhause? Übernimmt das Unternehmen die Installationskosten (typisch: 500-2.000 Euro)?
Die Wallbox-Frage ist 2026 einer der häufigsten Streitpunkte. Kläre das im Vorfeld.
7. Führerscheinkontrolle und UVV
Deine Car Policy muss die Pflicht zur regelmäßigen Führerscheinkontrolle festschreiben. Mindestens zweimal jährlich, besser dreimal. Dazu kommt die jährliche UVV-Unterweisung nach DGUV Vorschrift 70.
Beschreibe das Verfahren: Wer kontrolliert? Wie wird dokumentiert? Was passiert bei Nichtvorlage? Eine klare Eskalationskette (Erinnerung, Mahnung, Entzug des Fahrzeugs) schützt dich als Fuhrparkverantwortlichen vor persönlicher Haftung.
8. Wartung und Hauptuntersuchung
Lege fest, wer für die Einhaltung von Wartungsintervallen verantwortlich ist. In der Regel ist das der Fahrer -- aber das Unternehmen muss die Einhaltung überwachen.
Definiere außerdem: Dürfen nur Vertragswerkstätten genutzt werden? Gibt es ein Werkstattnetz des Leasinggebers? Was passiert, wenn der Fahrer eine Wartung versäumt und dadurch ein Schaden entsteht?
9. Fahrzeugrückgabe
Die Rückgabe ist der zweithäufigste Konfliktpunkt nach der Konfiguration. Deine Car Policy Vorlage sollte ein standardisiertes Rückgabeprotokoll enthalten. Mindestens:
- Rückgabeort und -frist
- Zustand des Fahrzeugs (gereinigt, vollgetankt)
- Dokumentation von Schäden und Gebrauchsspuren
- Schlüssel, Papiere, Zubehör
- Minderlaufleistung / Mehrlaufleistung bei Leasing
10. Fahrzeugwechsel und Laufzeit
Nach wie vielen Monaten oder Kilometern wird das Fahrzeug getauscht? Üblich sind 36 Monate oder 60.000 km, je nachdem was zuerst eintritt. Manche Unternehmen bieten 48 Monate an, was die Kosten senkt, aber die Attraktivität für Mitarbeiter mindert.
Kläre auch: Kann ein Mitarbeiter vorzeitig wechseln? Wer trägt die Kosten der vorzeitigen Vertragsauflösung?
Die letzten 5: Für eine professionelle Car Policy
11. Nutzung im Ausland
Geschäftsreisen ins Ausland, Urlaub mit dem Firmenwagen, Wohnsitz im Grenzgebiet -- alles Fälle, die eine Regelung brauchen. Definiere:
- Welche Länder sind erlaubt (in der Regel EU/EWR plus Schweiz)
- Muss der Fuhrparkleiter informiert werden?
- Ist eine grüne Versicherungskarte mitzuführen?
- Wer zahlt Mautgebühren und Vignetten?
12. Alkohol, Drogen und Verkehrsdelikte
Klingt selbstverständlich, muss aber schriftlich fixiert sein. Nulltoleranz bei Alkohol und Drogen am Steuer, Konsequenzen bei Punkten in Flensburg, Meldepflicht bei Fahrverboten. Ohne schriftliche Regelung hast du im Kündigungsschutzprozess schlechte Karten.
13. Elektrofahrzeuge und Hybride
Wenn dein Fuhrpark E-Fahrzeuge enthält oder du die Umstellung planst, braucht deine Car Policy ein eigenes Kapitel: Mindest-Reichweite, Lade-Etikette an Firmenladestation, Erstattung von Stromkosten bei Heimladung (aktuell üblich: 0,30 Euro/kWh pauschal), THG-Quotenabwicklung.
14. Datenschutz und Telematik
GPS-Tracking, Telematik-Systeme, elektronische Fahrtenbücher -- all das erzeugt personenbezogene Daten. Deine Car Policy muss festlegen, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck, und wie lange sie gespeichert werden. Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten und ggf. dem Betriebsrat ist Pflicht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
15. Änderungsvorbehalte und Inkrafttreten
Zum Schluss der formale Rahmen: Ab wann gilt die Car Policy? Wie wird sie geändert? Wie werden Mitarbeiter über Änderungen informiert? Und: Gilt die neue Version auch für bestehende Überlassungsverträge oder nur für neue?
Ein sauberer Änderungsvorbehalt schützt dich davor, bei jeder Aktualisierung jeden einzelnen Überlassungsvertrag anpassen zu müssen. Aber auch hier gilt: Wesentliche Verschlechterungen für den Mitarbeiter erfordern dessen Zustimmung.
Wie du die Checkliste nutzt
Druck diese Liste nicht einfach aus und hefte sie ab. Geh Punkt für Punkt durch und prüfe deine bestehende Car Policy. Markiere, was fehlt, was veraltet ist und was unklar formuliert ist.
Erfahrungsgemäß decken die meisten mittelständischen Unternehmen 8 bis 10 der 15 Punkte ab. Die Lücken liegen fast immer bei Auslandsnutzung, Elektrofahrzeugen, Datenschutz und Schadenmanagement.
Wenn du bei mehr als fünf Punkten Nachholbedarf hast, lohnt sich eine grundlegende Überarbeitung. Der Leitfaden zur Car-Policy-Erstellung hilft dir dabei, die Struktur von Anfang an richtig aufzusetzen.
Alle 15 Punkte dieser Checkliste lassen sich im Polazy Car Policy Builder als einzelne Module konfigurieren -- von Berechtigungsgruppen ueber Schadenmanagement bis Datenschutz. Einfach durchklicken und als fertige Richtlinie exportieren.