Wartung klingt nach einem gelösten Problem. Jedes Fahrzeug hat ein Serviceheft, der Bordcomputer zeigt an, wann der nächste Termin fällig ist, und die Werkstatt ruft schon an. Wozu also ein Artikel darüber?
Weil die Realität in den meisten Fuhrparks anders aussieht. Da wird der Ölwechsel drei Monate geschoben, weil der Außendienstler "gerade keine Zeit hat". Da fehlt die HU-Plakette auf zwei Fahrzeugen, die niemand auf dem Schirm hatte. Und da haftet am Ende der Fuhrparkleiter persönlich, wenn ein Fahrzeug mit abgefahrenen Reifen in einen Unfall verwickelt wird.
Gesetzliche Pflichten: Was du wissen musst
Die rechtliche Lage ist eindeutig. Als Halter (also das Unternehmen) bist du verantwortlich für den verkehrssicheren Zustand aller Fahrzeuge. Das ergibt sich aus § 31 StVZO -- der Halter darf die Inbetriebnahme eines Fahrzeugs nicht anordnen oder zulassen, wenn es nicht vorschriftsmäßig ist.
Dazu kommt die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 70 (ehemals BGV D29). Sie verpflichtet Unternehmen, Fahrzeuge regelmäßig auf ihren betriebssicheren Zustand prüfen zu lassen. Diese UVV-Prüfung muss mindestens einmal jährlich durch eine sachkundige Person erfolgen und dokumentiert werden.
Und dann die Hauptuntersuchung (HU) nach § 29 StVZO: Alle 24 Monate (bei Neuwagen erstmals nach 36 Monaten). Wer die HU um mehr als 2 Monate überzieht, riskiert ein Bußgeld von 15-60 EUR plus Punkt in Flensburg. Wer sie drastisch überzieht und in eine Kontrolle gerät, dem kann die Zulassung entzogen werden.
Das klingt nach Basics -- und ist es auch. Trotzdem zeigt eine Auswertung des TÜV Rheinland von 2025, dass bei der HU rund 20 % aller Firmenfahrzeuge erhebliche Mängel aufweisen. Nicht weil die Fahrzeuge schlecht sind, sondern weil die Wartung zu lange hinausgezögert wurde.
Herstellerwartung vs. freie Werkstatt
Eine Frage, die im Fuhrpark regelmäßig aufkommt: Müssen wir zur Vertragswerkstatt? Kurze Antwort: Nein, seit 2010 nicht mehr. Die EU-Verordnung Nr. 461/2010 (Kfz-Gruppenfreistellungsverordnung) stellt klar, dass die Garantie nicht allein deshalb verfällt, weil du in einer freien Werkstatt wartest -- solange die Arbeit fachgerecht und mit gleichwertigen Teilen ausgeführt wird.
In der Praxis bedeutet das:
Während der Garantiezeit (meist 2 Jahre) ist die Vertragswerkstatt der sichere Weg. Ja, freie Werkstätten dürfen auch warten. Aber im Streitfall musst du beweisen, dass die Arbeit korrekt war. Das ist Aufwand, den du dir sparen kannst.
Nach Ablauf der Garantie ist eine freie Werkstatt oft die bessere Wahl. Die Stundenverrechnungssätze liegen 20-40 % unter denen der Markenwerkstätten. Bei einem Fuhrpark mit 25 Fahrzeugen summiert sich das schnell auf 5.000-8.000 EUR pro Jahr.
Bei Leasingfahrzeugen gilt: Lies den Vertrag. Die meisten Leasingverträge schreiben Vertragswerkstätten vor, besonders bei Full-Service-Leasing. Ein Verstoß kann dazu führen, dass Wartungskosten nicht übernommen werden.
Intervalle: Was wann geprüft werden muss
Jedes Fahrzeug bringt herstellerseitige Wartungsintervalle mit. Die meisten modernen PKW haben flexible Intervalle -- der Bordcomputer berechnet anhand von Fahrprofil, Ölqualität und Motorlast, wann Service fällig ist. Typisch sind 15.000-30.000 km oder 12-24 Monate, je nachdem was zuerst eintritt.
Darüber hinaus gibt es Prüfungen, die du als Fuhrparkbetreiber eigenständig planen musst:
Monatlich (Fahrerverantwortung):
- Reifendruck und Profiltiefe (Mindesttiefe 1,6 mm, empfohlen 3 mm)
- Beleuchtung: Abblendlicht, Blinker, Bremslichter
- Scheibenwischer und Waschwasser
- Sichtkontrolle auf Beschädigungen
Halbjährlich (Fuhrpark):
- Reifenwechsel Sommer/Winter (oder Zustandsprüfung bei Ganzjahresreifen)
- Sichtprüfung Unterboden und Bremsen
- Klimaanlagenservice (vor der Sommersaison)
Jährlich (verpflichtend):
- UVV-Prüfung nach DGUV Vorschrift 70
- Prüfung von Ladungssicherungsmitteln (bei Nutzfahrzeugen)
Alle 2 Jahre:
- Hauptuntersuchung (HU) inkl. Abgasuntersuchung (AU)
Wartungsplanung ohne Excel-Chaos
Die Herausforderung ist nicht die einzelne Prüfung. Die Herausforderung ist der Überblick bei 20, 50 oder 100 Fahrzeugen mit unterschiedlichen Intervallen, Laufleistungen und Vertragskonditionen.
Excel-Listen funktionieren bis etwa 10 Fahrzeuge. Danach wird es unübersichtlich, fehleranfällig und vor allem: Es gibt keine automatischen Erinnerungen. Du musst aktiv reinschauen. Und genau das passiert im Tagesgeschäft nicht zuverlässig.
Eine digitale Fuhrparkverwaltung sollte mindestens diese Funktionen bieten:
- Automatische Erinnerungen für HU, UVV, Wartung und Reifenwechsel
- Kilometerstand-Tracking (manuell oder per Telematik)
- Werkstatthistorie pro Fahrzeug
- Kostenerfassung pro Wartungsereignis
- Export für die Compliance-Checkliste
Gerade die Verknüpfung von Kilometerstand und Wartungsintervall ist wichtig. Flexible Serviceintervalle basieren auf Laufleistung -- wenn du die nicht trackst, verpasst du den optimalen Wartungszeitpunkt.
Elektrofahrzeuge: Weniger Wartung, andere Risiken
Elektrofahrzeuge haben keinen Ölwechsel, keinen Zahnriemen, keine Auspuffanlage. Der Wartungsaufwand sinkt um geschätzt 30-40 % gegenüber Verbrennern. Das ist ein echter Kostenvorteil.
Aber E-Autos sind nicht wartungsfrei. Bremsflüssigkeit muss alle 2 Jahre getauscht werden. Die Klimaanlage braucht Service. Und die Hochvoltbatterie sollte regelmäßig auf ihren State of Health (SoH) geprüft werden -- besonders bei Fahrzeugen, die regelmäßig am Schnelllader hängen.
Was viele nicht wissen: Arbeiten an Hochvoltkomponenten dürfen nur von Fachkräften mit Qualifikation nach DGUV Information 209-093 (Stufe 2S oder 3S) durchgeführt werden. Nicht jede freie Werkstatt hat diese Qualifikation. Prüfe das, bevor du den Werkstattvertrag abschließt.
Wenn Fahrer nicht zum Service fahren
Das häufigste Problem in der Praxis: Der Servicetermin ist geplant, aber der Fahrer verschiebt ihn. Einmal, zweimal, dreimal. Und plötzlich ist das Fahrzeug 8.000 km über dem Intervall.
Dagegen helfen klare Regeln. In der Dienstwagenrichtlinie sollte stehen, dass Wartungstermine verbindlich sind und der Fahrer innerhalb von 14 Tagen nach Aufforderung den Service durchführen lassen muss. Bei Verstoß geht die Haftung für Folgeschäden auf den Fahrer über -- das muss natürlich arbeitsrechtlich sauber formuliert sein.
Manche Unternehmen lösen das pragmatischer: Sie buchen den Werkstatttermin zentral, stellen ein Ersatzfahrzeug und erwarten, dass der Fahrer das Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt abgibt. Das erfordert etwas mehr Organisation, funktioniert aber deutlich zuverlässiger als "bitte kümmere dich selbst".
Am Ende zählt eines: Dokumentation. Jeder Wartungstermin, jede Prüfung, jede Auffälligkeit muss dokumentiert sein. Nicht weil du gerne Papierkram machst, sondern weil diese Dokumentation im Ernstfall -- bei einem Unfall, bei einer Betriebsprüfung, bei einem Versicherungsfall -- dein Beweis ist, dass du deiner Sorgfaltspflicht nachgekommen bist.
Wartungspflichten und Inspektionsregeln lassen sich direkt in deiner Car Policy verankern. Im Polazy Builder definierst du Fahrerverantwortlichkeiten, Werkstattbindung und Prüfintervalle -- kostenlos und ohne Anmeldung.