Dein Unternehmen hat Standorte in drei Ländern, die Konzernsprache ist Englisch, aber der Fuhrpark steht in Deutschland und die steuerlichen Regeln sind deutsch. Und jetzt? Reicht eine englische Car Policy? Brauchst du zwei Versionen? Und welche gilt im Zweifel?
Diese Fragen stellen sich immer mehr Mittelständler, die international wachsen. Und die Antworten sind weniger offensichtlich, als man denkt.
Wann eine mehrsprachige Car Policy nötig wird
Nicht jedes Unternehmen mit internationalen Mitarbeitenden braucht sofort eine englische Car Policy. Entscheidend sind drei Faktoren:
Mitarbeitende, die kein Deutsch sprechen. Wenn du Expatriates beschäftigst oder Fachkräfte aus dem Ausland angeworben hast, die die Car Policy nicht auf Deutsch verstehen können, musst du eine Version bereitstellen, die sie verstehen. Das ergibt sich aus der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (§ 618 BGB) und wird durch die Rechtsprechung gestützt: Arbeitsanweisungen müssen für den Empfänger verständlich sein.
Konzernvorgaben. Wenn die Muttergesellschaft in London, Amsterdam oder Stockholm sitzt und eine Global Car Policy existiert, muss die deutsche Version damit kompatibel sein. Das heißt nicht, dass beide identisch sein müssen – deutsches Steuer- und Arbeitsrecht hat Vorrang. Aber die Grundstruktur sollte erkennbar zusammenpassen.
Fahrzeugnutzung im Ausland. Sobald Mitarbeitende regelmäßig mit dem Dienstwagen ins Ausland fahren – nicht der Urlaubstrip nach Italien, sondern geschäftliche Fahrten zu Kunden in Benelux, Frankreich oder Österreich –, kommen Themen wie Auslandsversicherung, Mautregelungen und unterschiedliche Verkehrsvorschriften ins Spiel.
Die Sprachfrage: Welche Version gilt?
Hier wird es juristisch interessant. Wenn du eine deutsche und eine englische Version hast und diese sich in einem Punkt widersprechen – welche gilt? Die Antwort hängt davon ab, was du festlegst.
Die klare Empfehlung: Definiere in beiden Versionen eine Vorrangklausel. Typischer Wortlaut:
„Diese Car Policy ist in deutscher und englischer Sprache verfasst. Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die deutsche Version maßgeblich."
Oder auf Englisch: "This Car Policy is available in German and English. In case of discrepancies, the German version shall prevail."
Warum die deutsche Version Vorrang haben sollte? Weil das deutsche Steuerrecht, Arbeitsrecht und Straßenverkehrsrecht in deutscher Sprache verfasst sind. Und weil im Streitfall ein deutsches Gericht die deutsche Fassung zugrunde legen wird.
Typische Unterschiede zwischen deutschen und internationalen Car Policies
Wenn du mit einer Global Car Policy arbeitest und eine lokale Anpassung für Deutschland erstellst, wirst du auf einige Punkte stoßen, die sich nicht einfach übersetzen lassen.
Steuerliche Behandlung
Das deutsche System der Dienstwagenbesteuerung ist international ziemlich einzigartig. Die 1-%-Regelung, die 0,25-%-Regelung für E-Fahrzeuge, die Fahrtenbuchmethode – das gibt es in dieser Form nirgendwo sonst. Eine britische oder US-amerikanische Car Policy kennt diese Konzepte nicht.
Das bedeutet: Das Kapitel zur steuerlichen Behandlung muss für Deutschland komplett neu geschrieben werden. Übersetzen reicht nicht. Du musst die deutschen Regelungen nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG und § 8 Abs. 2 EStG korrekt abbilden – und zwar so, dass auch ein nicht-deutschsprachiger Mitarbeiter versteht, was die 1-%-Regelung für sein Nettogehalt bedeutet.
Halterhaftung
Das Konzept der Halterhaftung nach § 7 StVG – die verschuldensunabhängige Haftung des Fahrzeughalters – existiert in vielen Rechtsordnungen nicht in dieser Form. In den USA beispielsweise haftet in den meisten Staaten der Fahrer, nicht der Halter. In der englischen Version muss klar werden, dass das deutsche System anders funktioniert und welche Pflichten sich daraus für Fahrer und Unternehmen ergeben.
Führerscheinkontrolle
Die Pflicht zur regelmäßigen Führerscheinkontrolle ist in Deutschland über die Halterverantwortung und DGUV Vorschrift 70 verankert. International ist das nicht überall Standard. Die englische Version sollte erklären, warum diese Kontrolle stattfindet und wie sie praktisch abläuft.
Betriebsrat
Das deutsche Betriebsverfassungsgesetz mit seiner Mitbestimmung bei Vergütungsfragen hat international kaum Entsprechungen. In der englischen Version für Expats reicht es, darauf hinzuweisen, dass die Car Policy in Abstimmung mit dem Betriebsrat erstellt wurde – ohne tief in die Systematik des BetrVG einzusteigen.
Aufbau einer zweisprachigen Car Policy
Es gibt zwei Modelle.
Modell 1: Zwei separate Dokumente. Eine deutsche Version, eine englische Version, jeweils eigenständig. Vorteil: Jede Version ist in sich konsistent und liest sich flüssig. Nachteil: Du musst bei jeder Änderung beide Dokumente pflegen – und sicherstellen, dass sie inhaltlich übereinstimmen.
Modell 2: Ein Dokument mit zwei Spalten. Deutscher Text links, englischer Text rechts, Absatz für Absatz. Vorteil: Abweichungen fallen sofort auf. Nachteil: Das Dokument wird lang und unübersichtlich, besonders wenn die deutsche Fassung wegen rechtlicher Detailtiefe deutlich länger ist als die englische.
Für die meisten Unternehmen empfehlen wir Modell 1 mit einer strikten Änderungsprozedur: Jede Anpassung wird zuerst in der deutschen Version gemacht, dann in die englische übertragen, dann von einem sprachkundigen Mitarbeitenden gegengelesen. Professionelle Rechtsübersetzung ist wünschenswert, aber bei internen Richtlinien nicht zwingend – solange der Übersetzer die Fachtermini kennt.
Länderspezifische Annexe statt globaler Einheitsbrei
Wenn dein Unternehmen Dienstwagen in mehreren Ländern betreibt – zum Beispiel Deutschland, Österreich und Schweiz –, ist eine einzige Policy für alle Länder fast immer eine schlechte Idee. Die Unterschiede im Steuerrecht allein machen das unmöglich.
Der bessere Ansatz: Ein globaler Rahmen (Global Car Policy), der die übergreifenden Prinzipien festlegt – Fahrzeugklassen-Systematik, Nachhaltigkeitsziele, grundsätzliche Berechtigungskriterien. Dazu länderspezifische Annexe, die die lokalen Besonderheiten regeln.
Für den DACH-Raum als Beispiel:
- Deutschland-Annex: 1-%-Regelung, § 7 StVG Halterhaftung, DGUV Vorschrift 70, Betriebsratsmitwirkung
- Österreich-Annex: Sachbezugswerteverordnung, NoVA bei Erstzulassung, Vorsteuerabzug bis zur Luxustangente (40.000 EUR brutto)
- Schweiz-Annex: Lohnausweis-Regelung, kantonale Unterschiede bei der Motorfahrzeugsteuer, kein einheitliches System wie die deutsche 1-%-Regelung
Übersetzungsfallen
Einige deutsche Fachbegriffe haben keine exakte englische Entsprechung. Das führt regelmäßig zu Verwirrung.
Geldwerter Vorteil – Oft übersetzt als „benefit in kind", was korrekt ist. Aber die steuerliche Berechnung dahinter ist komplett anders als das britische BIK-System. Erkläre den Mechanismus, nicht nur den Begriff.
Dienstwagenüberlassungsvertrag – „Company car agreement" trifft es ungefähr, aber das deutsche Konzept eines separaten Überlassungsvertrags als Anlage zum Arbeitsvertrag ist international unüblich. Mehr dazu findest du in unserem Leitfaden.
Halterverantwortung – „Keeper's liability" oder „registered keeper obligations". Der Begriff allein reicht nicht; die verschuldensunabhängige Natur muss erklärt werden.
Führerscheinkontrolle – „Driving licence verification" oder „licence check". Klingt simpel, aber die regelmäßige Kontrollpflicht mit Dokumentation ist in vielen Ländern nicht bekannt.
Datenschutz nicht vergessen
Bei internationalen Unternehmen werden Fuhrparkdaten oft zentral verwaltet – zum Beispiel in einer globalen Fleet-Management-Software. Wenn dabei personenbezogene Daten von EU-Mitarbeitenden in ein Drittland übertragen werden, greifen die Regelungen der DSGVO (Art. 44 ff.). Das muss in der Car Policy erwähnt und in der Datenschutzdokumentation abgebildet werden.
Konkret: Wenn deine Muttergesellschaft in den USA sitzt und dort auf die Fahrzeugdaten deutscher Mitarbeitender zugreift, brauchst du entweder Standardvertragsklauseln (SCCs), eine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission oder ein anderes zulässiges Transferinstrument. Das klingt abstrakt, wird aber bei Datenschutzprüfungen tatsächlich abgefragt.
Pragmatisch starten
Wenn du gerade erst eine internationale Car Policy aufbaust, fang mit dem an, was du brauchst – nicht mit dem, was theoretisch nötig sein könnte. Die meisten mittelständischen Unternehmen kommen mit einer deutschen Hauptversion und einer englischen Übersetzung aus. Länderspezifische Annexe werden erst relevant, wenn du in anderen Ländern eigene Fuhrparks betreibst.
Und vergiss die Vorrangklausel nicht. Sie spart dir im Zweifel viel Ärger.
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