Tankstellenquittung vom Gardasee, Premium-Diesel für einen Wagen, der Super E10 braucht, und ein verdächtiger Shop-Einkauf über die Firmenkarte -- willkommen im Tankkarten-Alltag ohne klare Regeln. Dabei lassen sich mit einer sauberen Richtlinie 10-15 % der Kraftstoffkosten einsparen. Hier steht, welche Regelungen in deine Car Policy gehören -- inklusive Ladekarten für E-Fahrzeuge.
Warum Tankkarten-Regeln in die Car Policy gehören
Eine Tankkarte ohne Regeln ist wie eine Kreditkarte ohne Limit. In der Praxis sehen Fuhrparkmanager regelmäßig:
- Tankungen am Wochenende in Urlaubsregionen – offensichtlich private Fahrten
- Premium-Kraftstoff für Fahrzeuge, die nur Super E10 benötigen
- Shop-Einkäufe an der Tankstelle über die Tankkarte
- Ladungen an teuren Schnellladesäulen, obwohl günstigere Alternativen verfügbar wären
Laut ADAC Fuhrpark-Report 2024 liegen die durchschnittlichen Kraftstoffkosten pro Dienstwagen bei 2.400 EUR pro Jahr. Durch klare Tankkarten-Richtlinien lassen sich 10–15 % dieser Kosten einsparen.
Die wichtigsten Regelungen für Tankkarten
1. Erlaubte Kraftstoffarten
Definiere klar, welcher Kraftstoff getankt werden darf:
- Verbrenner: Nur der vom Hersteller empfohlene Kraftstoff (Super E10, Super Plus, Diesel)
- Plug-in-Hybride: Kraftstoff plus Strom (Ladekarte)
- Elektrofahrzeuge: Nur Strom über die Ladekarte
Wichtig: Premium-Kraftstoffe (V-Power, Ultimate) sollten nur erlaubt sein, wenn der Fahrzeughersteller dies explizit empfiehlt. Bei den meisten Flottenfahrzeugen ist Super E10 ausreichend.
2. Tankkarten-Limits
Monatliche oder transaktionsbezogene Limits schützen vor Missbrauch:
| Fahrzeugtyp | Empfohlenes Monatslimit | Transaktionslimit | |---|---|---| | Verbrenner (Vielfahrer) | 400 EUR | 120 EUR | | Verbrenner (Standard) | 250 EUR | 100 EUR | | Plug-in-Hybrid | 200 EUR + Ladebudget | 80 EUR | | Elektro | Nur Ladebudget | – |
3. Erlaubte Zusatzleistungen
Kläre, was neben Kraftstoff über die Tankkarte abgerechnet werden darf:
- Erlaubt: Scheibenwischwasser, AdBlue, Reifenluftdruck
- Auf Anfrage: Wagenwäsche (z. B. 2x monatlich)
- Nicht erlaubt: Shop-Einkäufe, Snacks, Getränke, Autozubehör
4. Privatnutzung und Kraftstoff
Bei Dienstwagen mit erlaubter Privatnutzung gibt es drei Modelle:
Modell A – Alles inklusive: Der Arbeitgeber übernimmt alle Kraftstoffkosten. Vorteil: Einfach zu verwalten. Nachteil: Höhere Kosten, steuerlich als geldwerter Vorteil relevant.
Modell B – Privat-km selbst zahlen: Der Fahrer zahlt privat gefahrene Kilometer nach Pauschale zurück. Vorteil: Gerechter. Nachteil: Erfordert Fahrtenbuch oder Pauschale.
Modell C – Tankkarte nur dienstlich: Private Tankungen werden separat bezahlt. Vorteil: Saubere Trennung. Nachteil: Kontrollaufwand.
Empfehlung für KMU: Modell A mit monatlichem Limit ist der pragmatischste Ansatz. Der geldwerte Vorteil wird ohnehin über die 1-%-Regelung oder das Fahrtenbuch versteuert.
Ladekarten und E-Mobilität in der Car Policy
Mit dem Wachstum der E-Flotte (laut KBA waren 2024 bereits 18,4 % aller Neuzulassungen in Deutschland rein elektrisch) braucht deine Car Policy spezifische Regeln für das Laden. Einen umfassenden Leitfaden dazu findest du in unserem Artikel zu Elektro-Dienstwagen in der Car Policy.
Laden am Arbeitsplatz
- Arbeitgeber stellt Ladeinfrastruktur bereit (Wallboxen)
- Strom am Arbeitsplatz ist für Mitarbeiter kostenlos (steuerbefreit nach § 3 Nr. 46 EStG bis mindestens Ende 2030)
- Ladezeiten während der Arbeitszeit sind erlaubt
Laden zu Hause
- Arbeitgeber stellt Wallbox zur Verfügung oder bezuschusst die Installation (üblich: 500–900 EUR Zuschuss)
- Stromkosten werden über Pauschale erstattet (aktuell marktüblich: 30–50 EUR/Monat oder 0,30 EUR/kWh)
- Alternative: Separater Stromzähler mit Direktabrechnung
Laden an öffentlichen Säulen
- Ladekarte des Fuhrpark-Anbieters nutzen (z. B. Plugsurfing, EnBW mobility+, Shell Recharge)
- AC-Laden bevorzugen (günstiger: 0,40–0,55 EUR/kWh)
- DC-Schnellladen nur bei Bedarf auf Langstrecke (teurer: 0,60–0,89 EUR/kWh)
- Monatliches Ladebudget definieren (typisch: 80–150 EUR)
Beliebte Ladekarten-Anbieter im DACH-Raum
| Anbieter | Netzabdeckung | Besonderheit | |---|---|---| | EnBW mobility+ | > 700.000 Ladepunkte (EU) | Einheitstarife, große Abdeckung | | Shell Recharge | > 300.000 Ladepunkte | Integration mit Shell-Tankkarte | | Plugsurfing | > 800.000 Ladepunkte | Flexible Tarife, gute App | | IONITY (Abo) | Autobahn-Schnelllader | Günstig für Vielfahrer auf Langstrecke | | Maingau Energie | > 500.000 Ladepunkte | Günstige kWh-Preise |
Beliebte Tankkarten-Anbieter im DACH-Raum
| Anbieter | Akzeptanzstellen (D) | Besonderheiten | |---|---|---| | DKV Mobility | > 63.000 | Marktführer, gute Reporting-Tools | | UTA (EDENRED) | > 45.000 | Stark in Europa | | Aral/BP Fuel Card | > 2.500 (Aral) | Günstig bei hohem Aral-Anteil | | Shell Card | > 2.100 (Shell) | Kombination Tank + Ladekarte | | Westfalen AG | > 260 (eigene) + Partner | Regional stark (NRW) | | Logpay (Fleetcor) | > 50.000 | Flexible Limits und Reporting |
Muster-Richtlinie für die Car Policy
Hier ein Textbaustein, den du in deine Car Policy übernehmen kannst:
Tankkarten-Nutzung: Dem Dienstwagennutzer wird eine Tankkarte [Anbieter] zur Verfügung gestellt. Die Tankkarte darf ausschließlich für den zugewiesenen Dienstwagen verwendet werden. Erlaubt sind: Kraftstoff gemäß Herstellerempfehlung, AdBlue, Scheibenwischwasser und bis zu zwei Fahrzeugwäschen pro Monat. Shop-Einkäufe und Zubehör sind nicht erlaubt. Das monatliche Limit beträgt [X] EUR. Bei Elektrofahrzeugen gilt zusätzlich die Ladekarten-Richtlinie.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Darf der Arbeitgeber Tankkarten-Abrechnungen kontrollieren?
Ja. Der Arbeitgeber hat das Recht, Tankkarten-Abrechnungen zu prüfen, da es sich um Firmeneigentum handelt. Dies sollte jedoch in der Car Policy transparent kommuniziert werden.
Wer haftet bei Missbrauch der Tankkarte?
Der Dienstwagennutzer haftet für nachgewiesenen Missbrauch (z. B. Betankung fremder Fahrzeuge, Shop-Einkäufe). Im Wiederholungsfall drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Kann ich Tank- und Ladekarte kombinieren?
Ja. Anbieter wie Shell und DKV bieten Kombinationskarten an, die sowohl an Zapfsäulen als auch an Ladesäulen funktionieren. Für reine E-Flotten empfehlen sich spezialisierte Ladekarten-Anbieter.
Fazit
Klare Tankkarten- und Ladekarten-Regeln in der Car Policy sparen Kosten, verhindern Missbrauch und schaffen Transparenz. Definiere erlaubte Kraftstoffarten, setze Limits und regle die Privatnutzung eindeutig. Mit dem Polazy Policy Builder lassen sich diese Regeln als eigenes Modul in die Car Policy integrieren und an jeden Fahrer digital zur Bestätigung senden. Jetzt kostenlos testen.